Účetní kancelář a elektronický podpis jsou dobrý páreček

Co je to elektronický podpis?

Elektronický podpis, nebo také zaručený podpis, digitální podpis a další jsou nesprávné výrazy pro kvalifikovaný certifikát. Jde o specifická data, která v počítači nahradí vlastnoruční podpis fyzické osoby. Pravidla kvalifikovaného certifikátu ošetřuje zákon 227/2000 Sb. O elektronickém podpisu. V zákoně je rozlišován elektronický podpis identifikující fyzickou osobu a dále elektronickou značku, která slouží k prokazování se právnických osob (připomíná firemní razítko).

Mimo kvalifikovaný certifikát se můžete setkat také s komerčním certifikátem, který je určen pro skupiny osob a je určen k bezpečnému přihlašování. Jde například o certifikát získaný od banky za účelem přihlašování se do internetového bankovnictví. Komerční certifikát státní správa neuznává automaticky. Obě strany se musí na jeho použití dohodnout.

Jak kvalifikační certifikát využijete v komerční sféře

Tato část je věnována praktickému použití kvalifikovaného certifikátu na úkor vlastní technické podstaty. Běžní uživatelé řeší pouze to, jak certifikát využít a co umí. Pro ty, kdo se zajímají o technickou stránku je mnoho informací na internetu.

Kvalifikovaný certifikát lze využít jako velkého pomocníka především pro podnikatelefyzické osoby, které nevyužívají datovou schránku. Pro právnické osoby, které využívají datovou schránku, je kvalifikovaný certifikát vhodný tam, kde má společnost s.r.o. větší počet jednatelů. Veškeré dokumenty odesílané i přes datovou schránku je pak vhodné opatřit kvalifikovaným certifikátem konkrétního jednatele.

Praktické využití nejen pro účetní kancelář:

Jak z názvu vyplývá, lze jej využít jako elektronický podpis pro:

  1. a) E-mailovou komunikaci – e-maily můžete Kvalifikovaným certifikátem podepisovat i šifrovat
  2. b) Podávání daňových přiznání přes portál EPO – některá daňová přiznání je povinné či dobrovolné podávat elektronicky. Použít k tomuto účelu můžete datovou schránku, jejímž prostřednictvím se přiznání zasílá jako soubor ve formátu xml nebo přes portál finanční správy zvaný EPO. Zde můžete přímo daňové přiznání vyplnit. V případě využívání účetního programu lze odeslat i přes portál soubory xml a pro přiložení podpisu použít kvalifikovaný certifikát.
  3. c) Elektronické podepsání PDF dokumentů pro podepisování smlouv či jiných dokumentů. Dokument podepsaný KC je stejně hodnotný jako dokument opatřený ověřeným podpisem.
  4. d) Další způsoby využití kvalifikovaného certifikátu:
  • Přehled příjmů a výdajů OSVČ
  • Přihlášení a odhlášení nemocenského pojištění
  • Elektronická komunikace se státní správou a městskými i krajskými úřady
  • Při komunikaci se zdravotními pojišťovnami
  • Podání žádosti o sociální dávky
  • Podání žádostí o dotace z fondů EU
  • Podpis faktur

Kde kvalifikovaný certifikát získám?

O certifikát si musíte zažádat u poskytovatelů certifikačních služeb. Kvalifikovaný certifikát slouží pro komunikaci se státní správou, ale mohou ho poskytnout pouze akreditované certifikační autority. Tyto autority musí splňovat přísná kritéria, především z oblasti ochrany osobních údajů. V současné době certifikáty poskytují tři subjekty:

Seznam akreditovaných certifikačních autorit spravuje Ministerstvo vnitra.

V případě zájmu o naše služby nás neváhejte kontaktovat. Doufáme, že jsou vám tipy, jak ušetřit, užitečné. Podněty k dalším tipům nám pište na plzen@dane-bily.cz nebo Facebookovou stránku.